Mail Merge adalah fitur yang dapat kalian gunakan untuk menghasilkan surat, amplop, undangan, dan lain-lain secara berulang, tetapi terdapat beberapa komponen yang berbeda misalnya nama dan alamat yang dituju. Dalam hal ini, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak jumlah nama/tujuannya, tetapi hanya cukup menggunakan satu dokumen Word dan daftar nama/ alamat yang dapat disimpan dalam daftar, basis data, atau spreadsheet.

Langkah-Langkah Aktivitas

1. Buka Excel.
2. Buatlah tabel yang berisi data nama siswa, alamat, nama orang tua, kurang lebih seperti contoh di bawah ini.
3. Simpanlah file Excel tersebut.

4. Buka Word.
5. Buatlah dokumen surat kurang lebih seperti pada contoh berikut ini.

6. Klik Mailings Select recipients Use an existing list.
7. Carilah file excel yang telah dibuat sebelumnya pada langkah 1-3.
8. Klik Open pilih sheet yang sesuai klik OK.
9. Letakkan kursor pada sebelah kanan ‘Yth.’.
10. Klik Insert Merge Field pilih Hubungan.
11. Ulangi langkah 9 dan 10 untuk bagian-bagian lain dari dokumen surat sehingga diperoleh hasil seperti gambar berikut.
12. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result. Tampilan hasil seperti pada gambar berikut.
13. Gerakkan panah ke kiri dan ke kanan untuk melihat tampilan data lainnya. Data pada setiap baris akan ditampilkan satu per satu.